El hecho necesita manipular grandes cantidades de documentos y archivos, lo que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para este fin se crean las salas de datos virtuales. Salas de datos virtuales se crean como solución a las necesidades de efectuar operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones cuando se transfiere el derecho de vender la empresa o una de sus partes.

El uso de una sala de datos virtual gracias a sus ventajas sobrepasa a sus análogos en todos los online data room providers aspectos principales. Lo que era aún más difícil de guardar, era la privacidad, ya que los documentos eran de fácil acceso. La incomodidad de este caso es clara: se tiene que enviar un representante de la corporación a otra localidad, hasta a un otro país y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor tenía que comprar un espacio para guardar los archivos, ya que se trataba de grandes cantidades de casos. Cuando no había la posibilidad de trabajar con los informes requeridos online, los clientes y compradores potenciales necesitaban hacer camino hasta la oficina de la empresa principal, la cual permitía el acceso a la documentación confidencial. Si se debía que hacer una copia de los informes, se debía pedir acceso por escrito. Es importantísimo cuidar que los datos significantes no se escapen o lleguen a parar a manos de unas terceras personas.

Los archivos se almacenan bien clasificados de acuerdo con las categorias que se asignan. Como conceptos principales en estas salas de datos virtuales, podemos diferenciar comodidad y seguridad. Hoy en día esta manera de trabajar con la información ya es algo del pasado. Una sala de datos virtual es una plataforma web cómodamente organizada, que permite cumplir con seguridad de alto nivel y que dispone de varios especialistas en el servicio de salas de datos. Salas de datos virtuales se diseñaron como una solución cómoda a exigentes necesidades de las empresas. El acceso a una sala de datos virtual posibilita el proceso de trabajo abierto con más compañías socias, que aumenta el porcentaje de éxito en el mercado.

El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Si piensa de una sala de datos como algo difícil y muy especializado, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a las demandas del cliente. Los dos andan muy unidos, ya que cuando se comienza el trabajo con una sala virtual, los derechos de acceso se proporciona sólo a el personal autorizado, que se puede modificar o restringir, hasta documento por documento. Los líderes del sector deben proporcionaropciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al presupuesto, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, por supuesto, a todas horas puede contar con el soporte de un asistente autorizado para qualquier cuestión que aparece. Se puede definir restricción por horas o IP, algunos proveedores ofrecen incluso varios niveles de acceso, por lo que puede estar seguro de que sus datos no llegarán a parar en manos no deseadas.

Según los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan más frecuentemente en las siguientes acciones que requieren protección de la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de informes
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo de hoy y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones adaptadas para los clientes y que facilitan el manejo de datos y trabajo con los datos más importantes.